"Kanban Personal" Cambia tu vida y sobrevive a la multitarea

Un sistema gestión del tiempo, un sistema de cambio de vida

La multitarea posiblemente sea hoy en día, una habilidad que deben tener o desarrollar los trabajadores o emprendedores del mundo moderno. Seguramente todos aquellos que alguna vez estuvimos envuelto en un sin fin de actividades relacionadas o no a un mismo objetivo, al final del día o en algún momento del mismo sentimos que nuestro cerebro no da más, que son demasiadas actividades, llamadas, mails, es en ese momento el agobio nos domina o bien nos asecha. Esta situación horrible se observa cada vez más en nuestra población, por eso cuando escuchamos de algún método o sistema que pueda llegar a mejorarnos el buen vivir (no el bienestar) corremos despavoridos. Este es el caso donde aparece en escena “Kanban personal”, que a muchos “Kanban” nos resulta familiar, un método que lleva al plano personal el sistema que nació en las fábricas de TOYOTA.

Las multitareas tienden a alargar el tiempo de los proyectos, llevando a un desorden, un desconocimiento de las actividades prioritarias. Por lo tanto, siempre es bueno contar con una herramienta que nos ayude a no sentirnos, solos y perdidos, pudiendo disfrutar un poco de los que hacemos todos los días.

A fines del mes de mayo en el sitio web Quartz, se publicó un artículo- llamado ““Personal kanban”: a life-changing time-management system that explodes the myth of multitasking”, un título que trata de resumir todo, no solo apunta a solucionar un problema, sino también a cambiarte la vida.

En el entorno industrial, Kanban significa etiqueta o valla en Japones, estas se mueven con los productos a través de la planta. Solo un cierto número de etiquetas pueden estar en una línea a la vez, y debe corresponder a una parte específica del automóvil.

Como el autor de Personal Kanban: Mapping Work — Navigating Life, James Benson, dice que Kanban Industrial fue la manera que desarrollaron en Toyota para evitar sobre producción y sobre carga, Kanban personal trata de hacer lo mismo con las tareas en nuestro cerebro.

A priori podríamos decir que este método puede tener ciertas falencias, una de ellas es la de hacer una tarea a la vez, no permite la superposición, lo cual en un ambiente industrial funciona a la perfección, pero nuestras vidas llenas de imprevistos pueden llevar a boicotear cualquier tipo de método de trabajo. Ahora bien, debe tomarse como una “guía” mejor elaborada, que trata de ordenar un caos, no como una “ley” como ocurre en la industria automotriz.

Kanban personal se basa en dos principios, el primero de ellos es “Visualizar” el trabajo, tratar de desmenuzarlo y darle un orden lógico de prioridades, de esta forma podrás agrupar actividades de distintos proyectos o trabajos y ver cuales se pueden llegar a solapar.

El segundo principio y no menos importante, es “limitar el número de tareas en curso”, es decir, mirarse en el espejo, tomar conciencia de nuestros límites, y obtener así tareas terminadas a tiempo, pero sobre todo bien hechas, evitando el re trabajo.

Ahora bien para poner en práctica Kanban personal necesitamos:

·         Una tabla con la que se puede usar imanes, notas post-it, o chinches. En ella, crear tres columnas: Opciones, hacer, y hecho.

·         Escribir sus tareas individuales en tarjetas separadas. Es posible personalizar estos boletos por urgencia o tipo (tal vez personal o de negocios) con colores o símbolos. Publicar todas estas cartas en la columna “Opciones”.

·         A partir de esa columna, seleccione no más de tres para pasar a la columna central  “Hacer”. Estos son los trabajos en curso.

·         Cuando una tarea se ha completado, moverla a la columna “Hecho”, y elegir una nueva opción para colocar en “hacer”.

La columna “opciones” permite ver todo lo que está en su lista y evaluar lo que es manejable o no.

La columna central es el “ahora” que es la más importante, de acuerdo con Benson, esta nunca debe contener más de tres entradas. Se podría minimizar su tarea en curso a uno, pero el autor y consultor dice que probablemente no es un número honesto, y podría traer problemas al proceso. Al llevar más de tres actividades a la columna “Hacer” puede llevar a sobrecargar tu mente y una perdida de eficiencia en tus actividades.

La columna “Hecho” no hay que explicarla demasiado, pero todos sabemos que es una fuente de motivación ver cómo vamos finalizando tareas, terminando proyectos y poder atender nuevos.

Ahora bien, manos a la obra, espero sus comentarios, para debatir, si dio resultado o si vale la pena implementarlo.